1. Inschrijving
Individuele vrijwilligers Individuele vrijwilligers schrijven zich in middels een formulier op de website. De inschrijving wordt in behandeling genomen nadat het inschrijfgeld is betaald. Het teruggestuurde bevestigingsformulier geldt als een schriftelijke bevestiging van deelname aan een IBO-project. De vrijwilliger verbindt zich hiermee tot betaling van de bijbehorende deelnamekosten[1].
Om je in te kunnen schrijven, moet je 18 jaar of ouder zijn en zowel psychisch als lichamelijk in staat om deel te nemen aan een project. Indien je minderjarig bent, is toestemming van een ouder of voogd noodzakelijk.
Groepen Voor groepen wordt een passend project gezocht. Zodra er overeenstemming is tussen de groep en IBO, inhoudende dat de groep heeft aangegeven naar een project te willen en kunnen gaan, geldt dit als inschrijving van de groep. Op dat moment is het inschrijfgeld (de IBO-bijdrage) verschuldigd aan IBO; deze kosten dienen betaald te worden niet later dan 14 dagen na factuurdatum.
De groep verbindt zich vervolgens, middels de ingevulde en aan IBO geretourneerde deelnemerslijst, tot betaling van de bijbehorende deelnamekosten.
Om je als groep te kunnen inschrijven is minimaal één van de deelnemers 18 jaar of ouder en bereid op te treden als begeleider van (eventuele) minderjarige groepsdeelnemers. De groepsbegeleider is eindverantwoordelijk voor de (minderjarige) groepsdeelnemers.
2. Deelnamekosten De overeengekomen deelnamekosten kunnen naar boven of naar beneden worden herzien, voor zover een wijziging in de projectkosten[2] ter plaatse het gevolg is van lokale overheidsmaatregelen.
Zodra de verhoging 10% van de totaalprijs te boven gaat, kan de deelnemer het contract, schriftelijk en binnen 7 dagen na dagtekening verbreken. In dit geval heeft de deelnemer recht op onmiddellijke terugbetaling van de bijdrage aan de projectkosten die hij/zij aan IBO-Nederland heeft betaald.
3. Betaling De individuele deelnemer betaalt de deelnamekosten binnen 7 dagen na ontvangst van het bevestigingsformulier op rekening van IBO-Nederland. Als de deelnemer de deelnamekosten niet tijdig heeft overmaakt, worden passende maatregelen ondernomen om deze alsnog te ontvangen. (De contactpersoon van) een groep ontvangt voor vertrek een factuur, die binnen 14 dagen betaald dient te worden.
4. Persoonsgegevens Alle gegevens die bij inschrijving worden ingevuld, worden door IBO-Nederland bewaard in het online administratiesysteem en verwerkt t.b.v. communicatiedoeleinden en informatievoorziening. De deelnemer heeft het recht om zijn gegevens te raadplegen, te beperken en zo nodig te vragen om foutieve gegevens recht te zetten. De deelnemer mag bezwaar maken tegen de (toekomstige) verwerking van zijn persoonlijke gegevens. De deelnemer kan zich te allen tijde uitschrijven. Dat kan door te mailen naar info@ibo-nederland.org. De persoonsgegevens worden dan gearchiveerd.
De gegevens van de deelnemer worden verstrekt aan de projectgenoten van de deelnemer, het project waar de deelnemer naartoe gaat, en het organiserend IBO-kantoor, zodat er contact met de deelnemer opgenomen kan worden.
Indien toekomstige deelnemers ervaringen willen horen van voorgaande deelnemers aan hetzelfde project, kan IBO-Nederland het emailadres van de deelnemer - die al op hetzelfde project geweest is - verstrekken.
Daarnaast kunnen gegevens van deelnemers worden verstrekt aan bevoegde instanties voor het verkrijgen van noodzakelijke documenten.
IBO-Nederland zal nooit ongevraagd gegevens van de deelnemers verstrekken aan derden, behalve in bovengenoemde gevallen.
De website bevat links naar andere websites die niet beheerd worden door IBO-Nederland. IBO-Nederland is niet aansprakelijk voor hetgeen vanuit die websites gedaan wordt met privacygevoelige gegevens.
5. Identiteitsbewijzen/ reisdocumenten / Verklaring Omtrent Gedrag
IBO-Nederland verbindt zich ertoe:
- Tijdig aan de deelnemer mede te delen: de algemene informatie betreffende paspoorten, visa en Verklaring Omtrent Gedrag, de formaliteiten op het gebied van gezondheidszorg die voor reis en verblijf noodzakelijk zijn, opdat de deelnemer de documenten in orde kan brengen.
- Ten laatste 3 kalenderdagen vóór de aanvangsdatum van het project het verzamelpunt / ophaalpunt aan de deelnemer te verstrekken.
IBO-Nederland is niet verantwoordelijk voor de reisbescheiden van de deelnemer en de nodige identiteitsbewijzen zoals internationaal paspoort, visum en Verklaring Omtrent Gedrag e.d., die moeten worden aangevraagd door de deelnemer. IBO-Nederland is ook niet verantwoordelijk voor de schade die geleden kan worden indien bepaalde documenten niet tijdig worden afgeleverd.
6. Inentingen De deelnemer is zelf verantwoordelijk voor het vereiste vaccinatie- en medicatieprogramma en zal hiervoor tijdig contact opnemen met een bevoegde instantie. Aangezien bij IBO-Nederland geen medische bevoegdheid aanwezig is, dient de deelnemer de verstrekte (algemeen medische) informatie te evalueren met een bevoegde arts.
7. Gezondheidsrisico’s De deelnemer verklaart, door inschrijving, op de hoogte te zijn van de specifieke veiligheid- en gezondheidsrisico’s die een verblijf in het buitenland met zich meebrengt en meer in het bijzonder in het land waarvoor de deelnemer zich inschrijft.
8. Verstrekte informatie door de deelnemer De deelnemer verklaart door zijn inschrijving dat hij in voldoende geestelijke en lichamelijke gezondheid verkeert om aan een IBO-project deel te nemen. Elke wijziging dienaangaande zal hij/zij meteen schriftelijk mededelen aan de IBO- verantwoordelijke. Wanneer tijdens het project zou blijken dat hij/zij niet langer over de vereiste gesteldheid of conditie beschikt om het project voort te zetten, kan de projectverantwoordelijke besluiten om de deelnemer van het project weg te sturen. Dit geldt ook als er serieuze klachten vanuit het project of de groep komen, waaruit blijkt dat de vrijwilliger zich niet houdt aan de voorwaarden voor deelname. Ongemakken en kosten die hieruit voortvloeien zijn voor rekening van de deelnemer. De deelnemer zal niets van de betaalde totaalprijs kunnen verhalen op IBO-Nederland.
Indien de deelnemer minderjarig is, veronderstelt de inschrijving door een ouder of voogd dat aan de gestelde voorwaarden is voldaan.
9. Annulering door IBO-Nederland vóór vertrek Indien het project niet kan worden uitgevoerd, zal IBO-Nederland de deelnemer hiervan zo spoedig mogelijk op de hoogte stellen en hem/haar een nieuw projectvoorstel doen toekomen.
Als de deelnemer de wijziging van project en/of land aanvaardt, wordt er een nieuwe deelnamebevestiging opgesteld waarin de aangebrachte wijzigingen en de invloed daarvan op de prijs worden medegedeeld. De deelnemer dient deze binnen zeven dagen te retourneren.
Indien IBO-Nederland het project binnen 2 maanden voor aanvang van het project annuleert en er kan geen passend alternatief worden voorgesteld, heeft de deelnemer recht op restitutie van de deelnamekosten. Indien de deelnemer dientengevolge ook zijn ticket moet annuleren en dit niet door de annuleringsverzekering wordt vergoed, wordt maximaal 75 % van het geannuleerde ticket gerestitueerd.
10. Annulering door de deelnemer Annuleren moet altijd schriftelijk[3] gebeuren. De deelnamekosten worden enkel terugbetaald in bijzondere, gemotiveerde en door de (eigen) annuleringsverzekering aanvaarde gevallen (vb. ziekte of ongeval).
In alle andere gevallen worden de deelnamekosten niet terugbetaald. Bij annulering van de reis zonder geldige reden, zijn de kosten verbonden aan deze annulering ten laste van de deelnemer.
Het inschrijfgeld wordt in geen geval terugbetaald.
11. Wijziging door de deelnemer Vraagt de deelnemer om een wijziging, dan mag IBO-Nederland alle kosten aanrekenen die daardoor worden veroorzaakt.
12. Aansprakelijkheid van IBO-Nederland IBO-Nederland is verantwoordelijk voor de goede uitvoering van de overeenkomst, overeenkomstig de verwachtingen die de deelnemer op grond van de bepalingen van de overeenkomst redelijkerwijs mag hebben, en voor de uit de overeenkomst voortvloeiende verplichtingen.
Gelet op de aard van het project en de bestemming, verklaart de deelnemer zich bewust te zijn van sommige risico’s en het gebrek aan of het soms beperkte niveau van de medische hulpverlening, infrastructuur en communicatiemiddelen. De deelnemer kan hierbij geenszins de aansprakelijkheid van IBO-Nederland inroepen. Evenmin kan hij/zij IBO-Nederland aansprakelijk stellen voor een eventuele aanhouding door politiediensten en/of andere autoriteiten wegens het door hemzelf niet naleven van de voorschriften (plaatselijke of andere).
13. Aansprakelijkheid van de deelnemer De deelnemer is aansprakelijk voor schade die IBO-Nederland, haar personeel of haar vertegenwoordigers door zijn/haar fout oploopt, alsook wanneer hij/zij verplichtingen zoals beschreven in de overeenkomst niet is nagekomen. De fout wordt volgens het normale en redelijke gedrag van een deelnemer beoordeeld.
14. Verzekering De eigen verplichte ziektekostenverzekering is primair de geldende verzekering voor medische kosten die de deelnemer maakt tijdens zijn verblijf op het project. Daarnaast is de deelnemer zelf verantwoordelijk voor het afsluiten van een annuleringsverzekering, een Aansprakelijkheidsverzekering voor Particulieren en een reisverzekering die vrijwilligerswerk in het buitenland dekt.
15. Klachtenregeling Klachten vóór aanvang van het project moet de deelnemer zo snel mogelijk indienen bij IBO-Nederland.
Klachten tijdens het project moet de deelnemer zo spoedig mogelijk ter plaatse, op een gepaste en bewijskrachtige manier melden, zodat naar een oplossing gezocht kan worden. Daarvoor moet hij/zij zich wenden tot de plaatselijke coördinator en/of het secretariaat van IBO-Nederland.
Wordt een klacht ter plaatse niet bevredigend opgelost of kon de deelnemer onmogelijk ter plaatse een klacht formuleren, dan moet hij/zij uiterlijk één maand na het einde van het project schriftelijk een klacht indienen.
16. Gedragscode Elke vrijwilliger ondertekent de gedragscode. De gedragscode is een document met richtlijnen over de omgang tussen vrijwilligers, betaalde medewerkers en mensen die behoren tot de doelgroepen van de projecten. De code geeft aan waar de grenzen liggen in het onderlinge contact.
17. Minderjarige vrijwilligers De meeste projecten zijn toegankelijk voor individuele vrijwilligers vanaf 18 jaar. Bij uitzondering bieden we ook de mogelijkheid aan 17-jarigen, die 18 worden in hetzelfde jaar, om deel te nemen aan projecten, mits het project en de ouders hierin toestaan.
Enkele projecten zijn speciaal toegankelijk voor vrijwilligers vanaf 14 t/m 17 jaar. Ook hier is toestemming van de ouders noodzakelijk.
Om te toetsen of ouders hierin toestaan, maakt IBO-Nederland gebruik van een toestemmingsverklaring.
Voor deelnemers die met een vaste groep gaan, gelden andere leeftijdsrestricties. Het is aan de groepsbegeleiding om te besluiten of zij een schriftelijke toestemmingsverklaring nodig achten voor de meereizende minderjarige deelnemers. Voor reizen buiten Europa raadt IBO-Nederland dit in ieder geval aan.
Bijzondere voorwaarden
Bijwonen voorbereidingsbijeenkomst
De deelnemer verbindt zich ertoe aanwezig te zijn op de voorbereidende informatiebijeenkomst die georganiseerd wordt door IBO-Nederland i.s.m. Bouworde vzw. Indien de deelnemer zich inschrijft na afloop van een voorbereidende informatiebijeenkomst, of verhinderd is op deze dag, is het zijn/haar eigen verantwoordelijkheid om zich goed voor te bereiden op deelname aan het project.
Foto’s en video’s Foto’s en video’s van het projectbezoek, die door de deelnemer naar IBO worden verzonden, kunnen gebruikt worden voor PR doeleinden voor IBO en /of het project.
[1] Deelnamekosten zijn opgebouwd uit projectkosten, voorbereidings- en evaluatiekosten en een solidariteitsbijdrage.
[2] Projectkosten zijn directe kosten voor de uitvoering van het vrijwilligersproject, zoals bv. kosten voor verblijf, maaltijden, begeleiding en materialen.
[3] Email telt als schriftelijk